Duże firmy zajmujące się produkcją i dystrybucją mebli, często borykają się z problemem kontroli nad obiegiem dokumentów. Niewywiązywanie się pracowników z terminowego opisywania dokumentów, zagubienia oryginałów czy w konsekwencji, przekroczenia terminów płatności, to tylko niektóre z przykładów problematyki procesu.

Graphcom stworzył narzędzie, które znacznie usprawnia ten proces. Rozwiązanie pozwala na efektywną i bardziej zautomatyzowaną obsługę obiegu dokumentów. Narzędzie dzieli proces na 7 etapów:

ETAP 1: Rejestracja
ETAP 2: Księgowość
ETAP 3: Opis merytoryczny
ETAP 4: Akceptacja kierownika
ETAP 5: Akceptacja merytoryczna
ETAP 6: Akceptacja finansowa
ETAP 7: Do Zaksięgowania

A oto krótkie omówienie poszczególnych etapów:

ETAP 1: Rejestracja
Sekretariat skanuje dokument (np. faktura zakupowa) i załącza go do narzędzia Graphcom. Następnie uzupełnia informacje takie jak: nr dokumentu, data wpływu, termin i forma płatności. Za pomocą specjalnej drukarki pracownik drukuje kod kreskowy i nakleja go na oryginale dokumentu. Dzięki temu, w końcowych etapach możliwe będzie jego zeskanowanie i odczytanie całej historii jego obiegu. W kolejnym kroku pracownik, za pomocą specjalnego przycisku przekierowuje zeskanowany dokument do kolejnego etapu.


ETAP 2: Księgowość
Pracownik działu księgowości na specjalnie zdefiniowaną skrzynkę automatycznie dostaje powiadomienie o nowym dokumencie, na którym uzupełnia dane kontrahenta oraz ręcznie wprowadza wartości i weryfikuje stawki VAT. Za pomocą przycisku wskazuje do kogo w kolejnym etapie ma być przekazany dokument.


ETAP 3: Opis merytoryczny
Pracownik wskazany przez księgowość na swoją skrzynkę dokumentów otrzymuje powiadomienie o przekazanym z dokumencie. W kolejnych krokach pracownik rozpisuje dokument na odpowiednie koszty, które w późniejszych etapach wpłyną na zaksięgowanie dokumentu. W sytuacji kiedy poszczególne pozycje dotyczą różnych kosztów (np. reklama i opłaty pocztowo-transportowe) dokument rozdziela swoją ścieżkę i odpowiednie pozycje z dokumentu trafią do osób odpowiedzialnych za akceptacje danego rodzaju kosztu. Ścieżki te spotkają się dopiero na końcowym etapie „Do zaksięgowania”, już jako jeden dokument. Za pomocą specjalnego przycisku pracownik przekazuje dokument do akceptacji kierownika.


ETAP 4: Akceptacja kierownika
Kierownik weryfikuje dokument i jego opis, a następnie przenosi go do kolejnego etapu. Po akceptacji kierownika można rozliczyć dokument w systemie Comarch ERP XL. Następnie kierownik przekazuje dokument do akceptacji merytorycznej.


ETAP 5: Akceptacja merytoryczna
Podobnie jak w poprzednich etapach, uprawniony pracownik otrzymuje powiadomienie o nowym dokumencie na swoją skrzynkę. Pracownik weryfikuje dokument i przekazuje go do kolejnego etapu. Opcja możliwa jest tylko w sytuacji kiedy wszystkie pozycje z dokumentu zostały zaakceptowane.

 
ETAP 6: Akceptacja finansowa
Pracownik z poziomu skrzynki dokumentów otwiera dokument do akceptacji. Następnie weryfikuje i akceptuje pozycje, w celu przeniesienia dokumentu do kolejnego etapu.


ETAP 7: Do Zaksięgowania
Pracownik księgowości weryfikuje dane i przenosi opis analityczny. Za pomocą przycisku „Zakończ obieg” dokument przechodzi do etapu „Zakończone”.


System został wyposażony w alerty, które przypominają pracownikom o konieczności zrealizowania kolejnego etapu opisu dokumentu. Możliwość dodawania komentarzy na dokumencie usprawnia przepływ informacji pomiędzy pracownikami, a zestaw gotowych raportów pozwala na śledzenie przebiegu spraw.

Wdrożenie rozwiązania prowadzi do znacznych oszczędności czasu, jaki do tej pory pracownicy poświęcali na przetwarzanie i pracę z dokumentami. Możliwość definiowania własnych ścieżek sprawia, że narzędzie znajdzie zastosowanie w każdej firmie meblowej, a także w przedsiębiorstwie z branży elektro, materiałów budowlanych i wykończeniowych.Narzędzie Graphcom jest kompatybilne z systemem Comarch ERP XL.

Chcesz usprawnić obieg dokumentów? Postaw na sprawdzone rozwiązanie!
Skontaktuj się z Graphcom!

Zakup systemu to inwestycja, od której należy oczekiwać zwrotu. Firma Graphcom jest w stanie precyzyjnie określić czas zwrotu z inwestycji (ROI), a także wskazać jakiego rzędu korzyści i oszczędności przedsiębiorstwo może wygenerować. Specyfika metodyki, a także doświadczenie firmy pozwalają prognozować, że zwrot z inwestycji nie powinien przekraczać 24 miesięcy. Co więcej Graphcom w ramach gwarancji czasu zwrotu z inwestycji jest gotowy zaryzykować znaczną część swojego wynagrodzenia.

Graphcom Sp. z o.o. specjalizuje się we wdrożeniach systemów informatycznych klasy ERP produkcji Comarch. Oferta oparta na najnowocześniejszych produktach oraz unikalnym sposobie analizy potrzeb klienta poprzez „Audyt korzyści”, prowadzi do skutecznej realizacji wdrożeń, pozwalających uzyskać klientom mierzalne rezultaty biznesowe.

Źródło: http://graphcom.pl/2-55-90-pl-sprawny_obie...iu_graphcom.htm